PANDUAN ADMINISTRATOR

Cara Menghapus User

Zoho Mail Admin Console – Domain mattroy.id

Keterangan	Isi
Dokumen	Panduan Admin
Ditujukan untuk	Administrator Zoho Mail
Platform	Zoho Mail (Admin Console)
Domain	mattroy.id

Panduan Administrator – Menghapus User | Halaman 1

1. Pendahuluan

Panduan

ini

menjelaskan

cara

administrator menghapus

user (pengguna)

dari

Zoho Mail,

misalnya karena karyawan sudah tidak bekerja lagi atau akun email sudah tidak dipakai.

Peringatan Penting Menghapus user bersifat PERMANEN dan data tidak dapat dipulihkan (Permanent & Irrecoverable data loss). Pastikan Anda benar-benar yakin dan sudah mencadangkan data yang dibutuhkan sebelum menghapus.

1.1 Prasyarat

•

Anda memiliki akun administrator atau Super Admin di Zoho Mail.
•

Anda

mengetahui

alamat

email

user

yang

akan

dihapus

(contoh:

adminpjk@mattroy.id).
•

Data penting milik user sudah dicadangkan atau dipindahkan.

1.2 Ringkasan Langkah

No	Langkah	Keterangan singkat
1	Masuk (Sign in)	Login ke Zoho Mail memakai akun admin
2	Buka menu Users	Lihat daftar user di Admin Console
3	Pilih user	Arahkan kursor ke user, klik ikon tempat sampah
4	Pilih jenis penghapusan	Delete from Zoho Mail atau all Zoho services
5	Konfirmasi	Klik tombol merah Delete from Zoho Mail
6	Verifikasi	Pastikan user hilang dari daftar

Panduan Administrator – Menghapus User | Halaman 2

2. Persiapan Sebelum Menghapus User

Lakukan pemeriksaan berikut agar tidak ada data atau akses penting yang hilang:

Yang perlu dicek	Penjelasan
Cadangan email	Ekspor atau salin email penting milik user sebelum dihapus.
Dokumen & file	Pindahkan file penting ke user lain atau ke penyimpanan bersama.
Penerusan email	Jika alamat ini masih dipakai pelanggan/rekan, siapkan pengalihan ke user lain.
Akses layanan lain	Pastikan user tidak menjadi pemilik akun atau layanan penting yang masih dipakai.
Konfirmasi atasan/HRD	Pastikan penghapusan sudah disetujui pihak yang berwenang.
Akun administrator	Jangan menghapus akun administrator utama (misalnya support.mattroy@gmail.com).

3. Langkah-Langkah Menghapus User

Langkah 1 – Masuk (Sign in) ke Zoho

1.

Buka halaman login Zoho melalui browser.
2.

Pada kolom

Email address or mobile number

, ketik alamat email akun administrator

Anda.
3.

Klik

tombol

Next

,

lalu

masukkan

password

dan

selesaikan

verifikasi

jika

diminta

(misalnya OTP / OneAuth).

Gambar 1. Halaman Sign in Zoho (kolom email dan tombol Next ditandai kotak merah)

Panduan Administrator – Menghapus User | Halaman 3

Langkah 2 – Buka Menu Users

1.

Setelah berhasil masuk, buka

Admin Console

Zoho Mail.
2.

Pada menu di sisi kiri, klik

Users

.
3.

Halaman “Zoho Mail Users” menampilkan semua user beserta nama, alamat email,

status login terakhir, dan status akun. Jumlah seluruh user tampil di pojok kanan atas

(Total users).

Langkah 3 – Pilih User yang Akan Dihapus

1.

Cari user yang akan dihapus pada daftar. Anda dapat menggunakan kolom pencarian

(Search) di bagian atas bila daftar panjang.
2.

Periksa sekali lagi nama dan alamat email user agar tidak salah hapus.
3.

Arahkan kursor ke baris user tersebut. Di sisi kanan baris akan muncul ikon

titik tiga

(

⋮

)

dan ikon

tempat sampah

.
4.

Klik ikon

tempat sampah

untuk memulai proses penghapusan.

Gambar

2.

Daftar

user

(menu

Users,

ikon

tempat

sampah,

dan

tombol

Bulk

Delete

ditandai

kotak

merah)

Catatan Pada Gambar 2, ikon tempat sampah muncul pada baris paling atas karena kursor sedang berada di baris tersebut. Baris itu adalah akun administrator utama, jadi jangan dihapus. Lakukan hal yang sama pada baris user yang ingin Anda hapus.

Panduan Administrator – Menghapus User | Halaman 4

Langkah 4 – Baca Peringatan dan Pilih Jenis Penghapusan

Jendela peringatan “Permanent & Irrecoverable data loss ahead” akan muncul. Jendela ini

menanyakan apakah Anda yakin menghapus mail account user yang disebutkan (contoh:

adminpjk@mattroy.id).

1.

Pastikan alamat email yang tertulis pada jendela adalah user yang benar.
2.

Pada

bagian

Choose

where

to

delete

the

user

from

,

pilih

salah

satu

opsi

penghapusan (lihat tabel di bawah gambar).

Gambar 3. Jendela konfirmasi penghapusan user (pilihan opsi dan tombol hapus ditandai kotak merah)

Opsi	Artinya
Delete from Zoho Mail	Hanya menghapus akun user dari Zoho Mail. Aplikasi Zoho lainnya tetap dapat diakses user memakai alamat emailnya. Ini opsi bawaan (terpilih secara default).
Delete from all Zoho services	Menghapus user dari seluruh layanan Zoho, tidak hanya Zoho Mail. Pilih hanya jika Anda yakin akses ke semua layanan Zoho harus dicabut.

Penting Jika ragu, pilih opsi “Delete from Zoho Mail” dan konsultasikan dahulu dengan pihak terkait sebelum memilih “Delete from all Zoho services”.

Langkah 5 – Konfirmasi Penghapusan

1.

Periksa kembali alamat email dan opsi yang Anda pilih.
2.

Klik tombol merah

Delete from Zoho Mail

di pojok kanan bawah jendela. Tulisan pada

tombol menyesuaikan opsi yang Anda pilih.
3.

Tunggu hingga proses selesai.

Peringatan Setelah tombol ini diklik, user dan datanya terhapus permanen dan tidak bisa dikembalikan.

Panduan Administrator – Menghapus User | Halaman 5

Langkah 6 – Pastikan User Sudah Terhapus

1.

Kembali ke halaman

Users

.
2.

Pastikan user yang dihapus sudah tidak tampil pada daftar.
3.

Periksa angka

Total users

di pojok kanan atas. Jumlahnya akan berkurang sesuai

jumlah user yang dihapus (misalnya dari 13 menjadi 12).

4. Menghapus Beberapa User Sekaligus

Pada bagian atas daftar user terdapat tombol

Bulk Delete

(ditandai pada Gambar 2) yang

dapat dipakai untuk menghapus lebih dari satu user sekaligus.

1.

Buka menu Users.
2.

Centang kotak di samping nama setiap user yang akan dihapus.
3.

Klik tombol

Bulk Delete

.
4.

Baca peringatan yang muncul, pilih opsi penghapusan, lalu konfirmasi seperti pada

Langkah 4 dan 5.

Catatan Teliti kembali semua user yang dicentang. Penghapusan massal berisiko lebih besar karena banyak data hilang sekaligus.

5. Pemecahan Masalah (Troubleshooting)

Masalah	Penyebab umum	Solusi
Ikon tempat sampah tidak terlihat	Kursor belum diarahkan ke baris user	Arahkan kursor ke baris user, ikon muncul di sisi kanan.
Tidak bisa menghapus user	Akun Anda bukan administrator dengan hak penuh	Login memakai akun Super Admin.
Akun admin utama tidak boleh dihapus	Akun tersebut pemilik organisasi	Jangan hapus akun ini. Pindahkan peran admin terlebih dahulu bila diperlukan.
User salah terhapus	Kurang teliti saat konfirmasi	Data tidak dapat dipulihkan. Buat ulang user baru dan pulihkan data dari cadangan.
User masih bisa membuka aplikasi Zoho lain	Dipilih opsi Delete from Zoho Mail	Gunakan opsi Delete from all Zoho services bila akses harus dicabut penuh.

Panduan Administrator – Menghapus User | Halaman 6

6. Ringkasan Cepat

Checklist Administrator ☐ Data penting user sudah dicadangkan ☐ Login sebagai administrator ☐ Menu Users → arahkan kursor ke user → klik ikon tempat sampah ☐ Periksa alamat email pada jendela peringatan ☐ Pilih opsi: Delete from Zoho Mail atau Delete from all Zoho services ☐ Klik tombol merah untuk konfirmasi ☐ Pastikan user hilang dan Total users berkurang

Panduan Administrator – Menghapus User | Halaman 7